Dans le cadre de ma série de blogs « Leadership virtuel », j’explore différents aspects de la collaboration à distance. L’impulsion est donnée, entre autres, par mon travail de maître de conférences à la FOM (université spécialisée en économie et gestion). Mais bien sûr, le coronavirus a également contribué à mettre ce thème en avant. En effet, si la pandémie a été lourde de conséquences dans le monde entier, elle a également modifié durablement le monde du travail.
Ce qui est surprenant, c’est que la palette des défis et des opportunités est large, allant de la perte d’informations à l’acquisition de nouvelles compétences pour les employés*. Au cours de mes échanges avec mes clientes, j’ai pu mieux cerner les changements les plus importants et diffuser leurs conseils pratiques dans ma série de blogs «Leadership virtuel», concernant notamment l’organisation des réunions et les logiciels à recommander. Alors, comment préparer les cadres à ce monde du travail en pleine mutation?
Maintenir le contact sans avoir de contact personnel est un exercice d’équilibriste. Les formations de cadres devraient donc fortement mettre l’accent sur l’interaction humaine. Comment établir et renforcer l’engagement et le lien avec les collaborateurs ? Commençons par le plus simple : mes clients recommandent un entretien téléphonique (ou vidéo) personnel au moins toutes les deux semaines, ou mieux encore, une fois par semaine, même s’il n’y a pas de sujets immédiats à aborder. Ces appels peuvent également porter sur des sujets privés:
«J’ai une équipe mixte composée de jeunes collègues et de collègues plus âgés et plus expérimentés. Les plus jeunes ont besoin de plus d’accompagnement, tandis que les plus âgés ont traversé plusieurs crises. Je consacre plus de temps à chaque employé qu’auparavant : je téléphone régulièrement à l’équipe toutes les deux semaines, soit 28 personnes à 30 minutes chacune. Cependant, nous n’avons guère eu l’occasion de discuter des objectifs de développement à long terme, car la période est également une lutte pour la survie. Un collaborateur, par exemple, était en chômage partiel complet. Il était déstabilisé et craignait d’être licencié. Ces sujets et ces émotions doivent désormais faire l’objet d’une attention particulière. Un autre défi consiste à dialoguer avec les loups solitaires : les accompagner là où ils sont, rester en contact avec eux et leur laisser aussi l’espace pour aborder des sujets privés.»
(BW, responsable régional d’une équipe de consultants dans le secteur informatique)
De tels entretiens potentiellement à tension requièrent tact et sensibilité, surtout lorsque les signes non verbaux ne peuvent pas être interprétés, comme par exemple au téléphone. Lors d’un appel vidéo, il est plus facile d’y réagir et de les reconnaître.
«Il faut accorder de l’importance à adapter sa gestion en fonction de la situation et à tenir compte des différentes personnalités. Je m’efforce d’avoir une interaction égalitaire et d’éviter les formulations qui suggèrent une relation patron-employé. Les changements de perspective m’aident à faire preuve d’empathie envers mes collaborateurs. J’y parviens en abordant des thèmes communs, comme les questions familiales et personnelles telles que la garde des enfants. Il est important de faire de la place aux sujets qui préoccupent les individus et qui leur tiennent à cœur. La communication peut parfois être légère et s’éloigner des faits concrets.»
(BW, responsable régional d’une équipe de consultants dans le secteur informatique)
Mais comment communiquer avec succès au sein d’un cercle plus large ? Les conférences numériques ont leurs pièges, comme le savent tous ceux qui y ont participé ces derniers mois.
«Les réunions virtuelles sont nettement plus fatigantes que les réunions traditionnelles et nécessitent davantage de discipline de la part de chacun. Des règles simples permettent de les structurer : écouter les autres, ne pas parler trop longtemps, rester concentré sur le sujet, etc. Je pense également qu’il est particulièrement important et utile de limiter le nombre de participants : qui est vraiment concerné par le sujet de la réunion ? Il est également judicieux que quelqu’un de l’équipe se charge de la modération, et pas le cadre.»
(BW, responsable régional d’une équipe de consultants dans le secteur informatique)
Voilà pour les conseils concernant la communication interpersonnelle par appel audio ou vidéo. Cependant, parvenir à une proximité à distance est un défi. J’ai eu de bonnes expériences avec les événements de renforcement de l’esprit d’équipe. Il n’est pas nécessaire qu’ils soient extravagants ; cuisiner ensemble, par exemple, est toujours extrêmement enrichissant. Pendant que le collègue des ressources humaines coupe la coriandre et que le membre de l’équipe créative débouche le vin de cuisine, les sujets personnels peuvent être discutés beaucoup plus facilement. Mais est-ce aussi possible virtuellement ? La réponse est oui, bien sûr ! En fait, c’est facile à mettre en œuvre. Je me suis inspirée de «COOKZU» : une émission de streaming dans laquelle on apprend à cuisiner, présentée par Bernhard Moser, directeur du festival eat!berlin, et Daniel Finger, animateur à Radio Eins. (Le nom de l’émission, « cookzu », sonne comme l’impératif « regarde ! » en allemand). Ils parlent avec une telle décontraction de poulet au Traminer et de saltimbocca de lotte — vous pourriez le faire avec vos collègues.
À l’ère du télétravail et de la collaboration à distance, la communication écrite est plus importante que jamais. Il est alors essentiel d’opter pour un style de rédaction clair et précis. C’est la raison pour laquelle je conseille aux cadres de renforcer leurs compétences en la matière. Ce sont souvent les petits détails qui font la différence dans la réussite d’un texte de projet, d’une lettre de motivation ou même d’un e-mail, la forme de communication écrite la plus rapide. Pour obtenir des retours sur mes textes, je fais personnellement appel à l’expertise de ma rédactrice de confiance, Natalie Fingerhut. Elle me donne également des conseils et des astuces pour communiquer avec succès.
Autrefois, lorsqu’une équipe avait réussi à convaincre un client lors d’un pitch, ils se rendaient peut-être ensuite au restaurant du quartier pour trinquer ensemble. Mais que se passe-t-il si le pitch a eu lieu en ligne et que tout le monde se déconnecte ensuite de la réunion de l’équipe MS ? Une réunion virtuelle supplémentaire est alors nécessaire pour célébrer l’événement. Même sans trinquer à l’aide de mojitos, il est important de thématiser les réussites, car elles soudent les équipes. Cet espace (virtuel) de retour d’information des deux parties est également très important, même si tout ne s’est pas déroulé comme prévu. Y a-t-il un autre lieu où les compétences de chaque membre de l’équipe peuvent être mises en évidence ?
Renforcez votre équipe en vous concentrant sur vos réussites collectives, car cela ne rend non seulement vos employés heureux !
Vous souhaitez en savoir plus sur le leadership virtuel ? Lisez sans plus tarder les quatre premiers articles de ma série sur le sujet : « Du télétravail au télétravail – Le leadership virtuel : un défi porteur d’opportunités », « Envie de développer vos compétences ? C’est parti ! Le leadership virtuel dans l’entreprise 2.0 » et « Est-ce le nouveau travail ? Comment le travail virtuel devient une réalité suite à une crise », ainsi que « Vidéoconférence, chat, etc. : les solutions logicielles en pratique ». J’espère que vous apprécierez cette lecture et qu’elle vous inspirera.
Cela vous intéresse ? Ou avez-vous besoin d’aide pour le coaching, le processus de changement ou le développement d’équipe ? N’hésitez pas à m’envoyer un message: mail@marion-pohl.com
* Chères lectrices, chers lecteurs ! Dans les textes de mon blog, j’utilise alternativement la forme féminine et masculine. J’ai fait ce choix afin de ne pas perturber le flux de lecture par des *femmes ou des variations similaires du genre.
