Leadership virtuel : comment ça marche ? Quels outils permettent de rester en contact lorsque les contacts physiques sont interdits ? Comment collaborer au mieux à distance ? En tant que coach exécutif, je conseille des cadres issus de secteurs d’activité très variés. J’ai discuté avec certains d’entre eux des formes de travail en équipe qu’ils ont choisies pendant le confinement dû à la pandémie de coronavirus. Dans la quatrième partie de la série « Leadership virtuel », je vous présente une sélection de conseils de dirigeants concernant les solutions de groupware les plus efficaces, sans bien sûr prétendre à l’exhaustivité.
De nos jours, la visioconférence est devenue le moyen privilégié de réunion. Ainsi, les gens peuvent se réunir, au moins virtuellement. Mais quels sont les outils disponibles et quelles sont les expériences qui en ont été faites ? Mes clients* et moi avons utilisé Google Meet, Microsoft Teams, Skype Entreprise, GoToMeeting, Slag et, bien sûr, Zoom. Toutes ces applications offrent aux participants la possibilité d’échanger par chat pendant la conférence.
Google Meet a été salué pour sa simplicité et sa rapidité d’utilisation. Il permet de réaliser des visioconférences entre un collaborateur et son manager, une petite équipe ou un grand groupe jusqu’à 250 personnes.
Les utilisateurs de Microsoft Teams peuvent voir jusqu’à neuf participants simultanément grâce à la fonction conférence. Cependant, la communication non verbale était plus difficile en raison de la petite taille par défaut des images. L’application s’est néanmoins révélée performante pour les communications internationales, permettant notamment de communiquer avec des entreprises partenaires externes, y compris en Asie.
«GoToMeeting» a été mentionné comme deuxième option pour l’organisation de conférences formelles. Cet outil permet également de faire intervenir plusieurs orateurs en même temps. La version payante permet de réunir jusqu’à 250 participants. Toutes les solutions de vidéoconférence susmentionnées exigent que la réunion soit programmée à l’avance et que les participants la rejoignent dès le début.
Zoom est une autre solution logicielle de visioconférence haute résolution. C’était mon outil de prédilection, car il permet non seulement la visioconférence haute résolution, mais aussi le travail d’équipe virtuel et les formations en ligne. Le prix du forfait mensuel dépend du nombre de participants (jusqu’à 200) ; une version gratuite permet des conférences de 40 minutes. L’avantage décisif pour moi était que Zoom propose une « salle de réunion ». Il s’agit d’une salle virtuelle séparée dans laquelle les participants peuvent se retirer pour discuter en petits groupes, ce qui est extrêmement utile pour clarifier certains points rapidement et efficacement.
L’une des personnes interrogées a décrit Slag comme son « outil préféré » pour la communication interne. Il permet une communication très directe, seul l’interlocuteur est affiché. Elle l’a trouvé rapide et facile à utiliser : il n’est pas nécessaire de planifier une réunion à l’avance, car on peut appeler ses collègues spontanément. C’est un atout indéniable lorsqu’un problème doit être résolu rapidement lors d’une conversation en face à face.
Surtout au cours des premières semaines du confinement, nombre de mes clients ont signalé avoir été bombardés sur tous les canaux : e-mail, chat, téléphone, vidéo, SMS et téléphone portable. Il est vite devenu évident qu’il était nécessaire de disposer d’outils pour mieux coordonner les documents, travailler ensemble à l’écran sur des présentations et bien plus encore.
«Nous avons rapidement cherché à créer une structure et avons travaillé avec des plateformes telles que Sharepoint, One Drive, ainsi que d’autres méthodes agiles. Cela nous permet non seulement d’envoyer des documents, mais aussi de les stocker et de les classer». (AH, responsable logistique)
«L’année dernière, nous avons entièrement basculé sur GSuite, et les applications de communication et de collaboration nous sont désormais d’une aide précieuse. Google Meet permet notamment d’organiser des visioconférences rapides et simples. Le stockage de fichiers sur GDrive permet de modifier des documents ensemble, voire simultanément, ce qui favorise le travail à distance. Nous avons également déjà organisé des ateliers à l’aide de tableaux blancs virtuels avec Microsoft Sticky Notes pour réaliser des brainstormings virtuels.» (VF, responsable des ressources humaines dans l’industrie aéronautique)
Alors que les post-it numériques, comme les Sticky Notes, vous permettent de prendre des notes à tout moment directement sur votre propre ordinateur, les tableaux blancs virtuels, tels que ceux de Microsoft Teams, sont un excellent moyen de capturer, de trier et de structurer les idées échangées. Contrairement à une séance de brainstorming en réunion physique, ici, tout le monde contribue, et personne n’a besoin d’être le secrétaire au tableau. Trello est une autre option intéressante:
«Nous avons préféré utiliser Trello pour structurer nos projets. Les projets peuvent être divisés en étapes individuelles, appelées « cartes Trello », et l’avancement peut être suivi à tout moment. Il est possible d’ajouter directement aux cartes des commentaires, des pièces jointes, des dates d’échéance et bien plus encore.» (JF, directeur d’une entreprise d’import-export)
La liste est loin d’être exhaustive, mais la multitude de solutions mentionnées dans cet article montre que le monde de la technologie est prêt depuis longtemps pour le travail réactif. Certaines de ces options logicielles étaient déjà utilisées avant la crise sanitaire, mais c’est la situation d’urgence provoquée par la pandémie qui nous a contraints à nous y intéresser de plus près. Tous les répondants ont déclaré vouloir les utiliser davantage à l’avenir et tester de nouvelles solutions de temps à autre. Alors, en route pour la vie professionnelle réactive!
Dans le cadre de mon activité d’enseignante à la Haute École d’économie et de gestion (FOM), j’ai étudié de près le leadership virtuel. En tant que coach exécutif, je suis également confrontée au quotidien au travail pratique des cadres. La pandémie a placé tous les cadres devant des défis totalement nouveaux : le travail numérique est devenu une réalité du jour au lendemain. J’ai discuté avec certains d’entre eux des défis actuels auxquels ils sont confrontés et j’en ai résumé les résultats dans cette série de blogs.
Dans le prochain et dernier volet de ma série de blogs sur le « Leadership virtuel », je résume mes expériences et mes conseils sur le « Leadership à distance ».
* Chères lectrices, chers lecteurs ! Dans les textes de mon blog, j’utilise alternativement la forme féminine et masculine. J’ai fait ce choix afin de ne pas perturber le flux de lecture par des *femmes ou des variations similaires du genre.
